Quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ đất đai

Sơ đồ quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ Đất đai

Quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ đất đai 1

Quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ đất đai 1

3.1. Vệ sinh kho bảo quản tài liệu

3.1.1 .Thời gian vệ sinh kho bảo quản tài liệu là 6 tháng/lần đối với kho chuyên dụng; 4 tháng/lần đối với kho thông thường; 3 tháng/lần đối với kho tạm.

3.1.2. Vệ sinh cửa sổ, cửa chớp, cửa ra vào
a) Vệ sinh cửa sổ, gồm:
– Làm sạch và lau các khe, rãnh khung cửa sổ;
– Làm sạch phần tường khoảng trống giữa kính và lưới.
b) Vệ sinh cửa chớp, gồm làm sạch và lau khung cửa chớp (bên trong và bên ngoài);
c) Vệ sinh cửa ra vào, gồm:
– Quét bụi trên cánh và khung cửa;
– Lau sạch cánh và khung cửa.

3.1.3. Vệ sinh, kiểm tra các trang thiết bị và theo dõi đảm bảo môi trường trong kho
a) Sử dụng, theo dõi, ngắt nguồn điện và vệ sinh các thiết bị trong kho, gồm: máy điều hòa; máy hút âm; quạt thông gió; thiết bị đo độ ẩm, nhiệt độ; thiết bị an ninh; thiết bị báo cháy.
b) Kiểm tra đảm bảo an toàn kho, gồm:
– Sử dụng các biện pháp an toàn và phòng chống trộm, chống cháy, nổ, chống dột, thấm ngấm
nước; ’*
– Phòng và diệt côn trùng, khử nấm mốc.

3.1.4. Vệ sinh giá và bên ngoài hộp, cặp bảo quản tài liệu
a) Làm sạch nơi để tạm hộp, cặp bảo quản tài liệu;
b) Chuyển lần lưọl các hộp, cặp bảo quản tài liệu của một giá đến nơi để tạm;
c) Vệ sinh tổng thể giá từ trên xuống dưới và 2 đầu hồi của giá, các khe, dưới gầm và mặt sau của giá bằng khăn lau;
a) Vệ sinh bên ngoài hộp, cặp bằng máy hút bụi hoặc chổi lông; đ) Chuyển và xếp hộp, cặp bảo quản tài liệu lên giá theo thứ tự ban đầu.

3.1.5. Vệ sinh sàn kho
a) Quét sàn kho;
b) Hút bụi sàn kho và các góc, khe tường, chân tường;
c) Lau sàn kho.

3.2. Bảo quản tài liệu lưu trữ đất đai dạng giấy

3.2.1. Thời gian bảo quản tài liệu lưu trữ đất đai dạng giấy là 3 nặm/lần đối với tài liệu trong kho tạm, 4 năm/lần đối với tài liệu trong kho thông thường; 5 năm/lần đối với tài liệu trong kho chuyên dụng.

3.2.2. Công tác chuẩn bị
a) Lấy hộp tài liệu từ giá xuống;
b) Vận chuyển hộp bảo quản tài liệu từ giá đến nơi vệ sinh bằng xe đẩy.

3.2.3. Thực hiện vệ sinh tài liệu
a) Vệ sinh hộp tài liệu, gồm:
– Lấy hồ sơ ra khỏi hộp;
– Làm sạch bên trong hộp.
b) Vệ sinh bìa hồ sơ, gồm:
– Lấy tài liệu ra khỏi bìa hồ sơ;
– Làm sạch bìa hồ sơ bằng chổi lông mềm.
c) Vệ sinh tài liệu, gồm:
– Làm sạch bàn vệ sinh tài liệu;
– Trải từng tờ tài liệu lên bàn;
– Làm sạch từng tờ tài liệu bằng chổi lông mềm.

3.2.4. Kết thúc vệ sinh tài liệu
a) Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ, gồm:
– Sắp xếp tài liệu theo trật tự ban đầu;
– Đưa hồ sơ vào hộp.
b) Đưa hồ sơ vào hộp bảo quản tài liệu, gồm:
– Sắp xếp hồ sơ theo trật tự ban đầu;
– Đưa hồ sơ vào hộp.
c) xếp hộp tài liệu lên giá bảo quản, gồm:
– Vận chuyển hộp từ nơi vệ sinh đến giá bằng xe đẩy;
– xếp hộp lên giá theo trật tự ban đầu.
d) Kiểm tra vệ sinh tài liệu.

3.3. Phục chế nhỏ (vá, dán) tài liệu dạng giấy

3.3.1. Công tác chuẩn bị
a) Lựa chọn tài liệu cần phục chế nhỏ;
b) Ghi ký hiệu, đánh số tờ;
c) Giao nhận tài liệu, chuyển đến nơi thực hiện phục chế;
d) Xác định tình trạng ban đầu, ghi phiếu mô tả tài liệu; đ) Tháo gỡ ghim kẹp hoặc bóc tài liệu dính bết;
e) Làm phẳng tài liệu;
g) Vệ sinh, tẩy các vết bẩn trên tài liệu.

3.3.2. Thực hiện vá, dán tài liệu
a) Vá tài liệu giấy (20 cm2);
b) Chọn giấy vá tài liệu có cùng chất liệu với tài liệu cần vá;
c) Đặt tài liệu và giấy vá lên hộp đèn soi, dùng bút chì mềm tô lên giấy vá những chỗ rách, thủng của tài liệu;
d) Dùng kim châm theo đường bút chì sao cho cách đường bút chì 01 mm; đ) Dùng tăm bông thấm nước sạch quét lên đường kim châm;
e) Lấy phần vá lên tẩy sạch vết chì và quét hồ;
g) Đặt miếng vá sao cho cân đều các mép của vết thủng;
h) Sau 3 đến 5 phút dùng panh gõ nhẹ lên miếng vá;
ị) Dùng dải giấy dó mỏng có bản rộng 2 đến 4 mm quét hồ và dán đè lên xung quanh chỗ vá;
k) Tài liệu khô lật mặt trái lên và làm viền tiếp mặt sau;
l) Phơi khô và ép phẳng tài liệu;
m) Xén mép tài liệu.

3.3.3. Bàn giao tài liệu
a) Thu gom sắp xếp;
b) Kiểm tra chất lượng;
c) Trả tài liệu vào đúng vị trí kho.

3.4. Quét (Scan) tài liệu

3.4.1. Chuẩn bị tài liệu cần quét
a) Lựa chọn, lập danh mục tài liệu cần quét;
b) Vận chuyển tài liệu đến nơi quét;
c) Tháo kim, kẹp khỏi tài liệu; trải tài liệu ngay ngắn trên bàn quét;
d) Kiểm tra tình trạng vật lý tài liệu cần quét (xem có bị mốc, ẩm ướt, rách…); đ) Khởi động máy tính, máy quét;
e) Kiểm tra và vệ sinh máy trước khi quét, làm sạch đầu ghi và tấm kính.

3.4.2. Thực hiện quét
a) Đặt bàn quét vuông vắn;
b) Ép bằng phẳng các tài liệu bị cuộn tròn;
c) Thực hiện lệnh quét;
d) Kiểm tra chất lượng hình ảnh bảo đảm hình ảnh số sắc nét và rõ ràng; nền ảnh phải sạch, không bị lốm đốm, tạp nhiễu. Nếu quét chưa bảo đảm, cần quét lại đúng với yêu cầu kỹ thuật như
sau:
– Các hình ảnh đã quét được xếp theo cùng một hướng; hình ảnh không có vạch đen ngang dọc;
– Hình ảnh phải được quét vuông góc, không bị cong vênh;
– Các hình ảnh được sắp xếp theo đúng trật tự của tài liệu gốc. đ) Đặt tên tệp tin và lưu bản quét, kết thúc quá trình quét tài liệu;
e) Với một bộ hồ sơ có nhiều tài liệu cần quét: lập thư mục tài liệu quét, lập metadata của tài liệu quét.

3.4.3. Trả tài liệu lại kho bảo quản: trả lại bộ phận quản lý tài liệu theo danh mục.

3.5. Bảo quản tài liệu dạng số

3.5.1. Công tác chuẩn bị
a) Lập kế hoạch bảo quản;
b) Chuẩn bị máy móc thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm.

3.5.2. Bảo quản dữ liệu và thiết bị
a) Lau đĩa dữ liệu;
b) Kiểm tra dữ liệu trên đĩa;
c) Sao lưu dữ liệu số trên đĩa CD, DVD (trung bình 2 năm/lần);
d) Tu bổ các dữ liệu bị hư hỏng;
đ) Vệ sinh máy móc, thiết bị lưu trữ dữ liệu;
e) Quét vi rút định kỳ.

3.5.3. Lập báo cáo bảo quản dữ liệu và thiết bị

3.6. thống kê tài liệu

3.6.1. Công tác chuẩn bị
a) Lập kế hoạch thống kê;
b) Chuẩn bị biểu mẫu vật tư, văn phòng phẩm.

3.6.2. Thống kê danh mục, số lượng
a) Kiểm tra số lượng tài liệu trong danh mục với tài liệu trong kho;
b) Thống kê số lượng tài liệu nhập vào kho lưu trữ;
c) Thống kê số lượng tài liệu xuất ra khỏi kho lưu trữ; kiểm tra danh mục tài liệu phục vụ tra cứu, cho mượn;
d) Thống kê phương tiện bảo quản.

3.6.3. Tổng hợp và lập báo cáo thống kê

3.7. tiêu hủy tài liệu giấy hết giá trị

3.7.1. Công tác chuẩn bị
a) Lập kế hoạch thực hiện;
b) Chuẩn bị máy móc thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm;
c) Lập danh mục tài liệu hết giá trị sau khi chỉnh lý hoặc tài liệu trong kho đã đến thời hạn tiêu hủy;
d) Viết báo cáo thuyết minh tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy.

3.7.2. Thực hiện thủ tục xét hủy tài liệu
a) Trình Lãnh đạo cơ quan hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị, gồm:
– Soạn thảo Tờ trình về việc xét hủy tài liệu hết giá trị;
– Soạn thảo dự thảo Quyết định về thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
b) Xét hủy tài liệu hết giá trị, gồm:
– Từng thành viên Hội đồng xem xét danh mục tài liệu hết giá trị;
– Kiểm tra thực tế tài liệu;
– Hội đòng thảo luận và có ý kiến về tài liệu dự kiến tiêu hủy hoặc giữ lại. Lập biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu hết giá trị.
c) Hoàn thiện hồ sơ trình cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên, gồm:
– Hoàn thiện danh mục tài liệu hết giá trị;
– Soạn thảo công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;
– Trình hồ sơ lên cơ quan lưu trữ cấp trên.
d) Thẩm tra tài liệu hết giá trị, gồm:
– Thẩm tra về thủ tục xét hủy và thành phần, nội dung tài liệu hết giá trị;
– Kiểm tra đối chiếu với thực tế tài liệu;
– Trả lời bằng văn bản ý kiến thẩm tra.
đ) Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy, gồm:
– Sắp xếp, bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của phông (khối) tài liệu những hồ sơ, tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản;
– Hoàn thiện hồ sơ và danh mục tài liệu hết giá trị;
– Dự thảo quyết định về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
e) Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

3.7.3. Thực hiện thủ tục tiêu hủy tài liệu
a) Đóng gói tài liệu hết giá trị;
b) Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa cán bộ quản lý kho lưu trữ và người được giao nhiệm vụ thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
c) Vận chuyển tài liệu đến nơi tiêu hủy (chuyển tài liệu từ kho ra xe), gồm:
– Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định;
– Lập biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.