Quy trình chỉnh lý tài liệu đất đai

Sơ đồ quy trình chỉnh lý tài liệu đất đai

Quy trình chỉnh lý tài liệu đất đai 1tài liệu đất đai” width=”418″ height=”246″ />

1.1. chỉnh lý tài liệu dạng giấy

1.1.1. Công tác chuẩn bị
a) Lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu;
b) Giao nhận tài liệu, vận chuyển đến nơi chỉnh lý; vệ sinh sơ bộ tài liệu;
c) Soạn thảo các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu (kế hoạch thực hiện chỉnh lý; lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; hướng dẫn phân loại lập hồ sơ).

1.1.2. Thực hiện chỉnh lý tài liệu
a) Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại lập hồ sơ;
b) Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ kết hợp xác định giá trị tài liệu, gồm:
– Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ;
– Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ nhưng chưa đạt yêu cầu.
c) Biên mục phiếu tin (riêng các tài liệu là: hồ sơ giao đất, thuê đất, thu hồi đất, đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sờ hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; đăng ký biến động về sử dụng đất khi biên mục phiếu tin, ngoài các trường thông tin theo quy định của lưu trữ, phải thể hiện thêm các trường thông tin sau: họ tên chủ sử dụng, thửa số, tờ bản đồ số, diện tích, loại đất, số giấy chứng nhận, số quyết định, ngày cấp, loại hồ sơ);
d) Kiểm tra, Chĩnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin;
đ) Hệ thống hó a phiếu tin theo phương án phân loại và hệ thống hoá tài liệu theo phiếu tin;
e) Biên mục hồ sơ, gồm:
– Sắp xếp hồ sơ theo hướng dẫn;
– Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản 20 năm trở lên;
– Nhập mục lục văn bản;
– In mục lục, kẹp vào bìa hồ sơ;
– Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
g) Kiểm tra, chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ (nếu chưa đạt thì chỉnh sửa, hoàn chỉnh);
h) Vệ sinh, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu, cho vào bìa hồ sơ và đánh số chính thức lên bìa hồ sơ;
i) Sắp xếp hồ sơ vào hộp (cặp) và viết, dán nhãn hộp;
k) Vận chuyển hồ sơ vào kho, xếp lên giá và giao, nhận tài liệu vào kho;
l) Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu và kiểm tra việc nhập phiếu tin;
m) Lập mục lục hồ sơ, gồm:
– Viết lời nói đầu;
– Lập bảng tra cứu hồ sơ;
– In mục lục, nhân bản (in từ cơ sở dữ liệu, 03 bộ);
– Đóng quyển mục lục (03 bộ).

1.1.3. Kết thúc chỉnh lý
a) Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông;
b) Viết báo cáo tổng kết.

1.2. Tổ chức, sắp xếp tài liệu dạng số

1.2.1. Công tác chuẩn bị
a) Lập kế hoạch tổ chức, sắp xếp tài liệu;
b) Chuẩn bị thông tin dữ liệu;
c) Chuẩn bị máy móc, thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm.

1.2.2. Thực hiện tổ chức, sắp xếp lưu trữ
a) Hoàn thiện làm nhãn, mã trên đĩa dữ liệu số: ghi rõ mục lục tệp tin dữ liệu, các thông tin trên đĩa;
b) Phân loại, xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản;
c) Cho số, ký hiệu thứ tự đĩa lưu tài liệu (CD, DVD);
d) Sao lưu (1 bản sao lưu trên đĩa CD, DVD và 1 bản lưu vào thiết bị lưu trữ); đ) Sắp xếp đĩa (CD, DVD) lên giá, tủ;
e) Cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu danh mục; g) Tổ chức công cụ tra cứu, gồm:
– Trên giấy;
– Trên phần mềm tra cứu.

1.2.3. Kết thúc tổ chức, sắp xếp lưu trữ
a) Giao tài liệu và lập biên bản giao, nhận tài liệu;
b) Viết báo cáo tổng kết.