Quy trình kiểm tra, tiếp nhận tài liệu đất đai

 

 

 

Sơ đồ quy trình kiểm tra, tiếp nhận tài liệu Đất đai

Quy trình kiểm tra, tiếp nhận tài liệu đất đai 1tài liệu đất đai” width=”396″ height=”200″ />

1.1. Công tác chuẩn bị

1.1.1. Lập kế hoạch tiếp nhận tài liệu (thống nhất với đơn vị giao nộp về thời gian, nhân lực, phương thức giao nhận).
1.1.2. Hướng dẫn lập biểu danh mục tài liệu giao nộp vào lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

1.2. Kiểm tra tài liệu

1.2.1. Kiểm tra số lượng và hiện trạng tài liệu
a) Kiểm tra tài liệu dạng giấy, gồm:
– Số lượng tài liệu so với danh mục tài liệu giao nộp;
– Tính pháp lý của tài liệu (ký duyệt, đóng dấu, thể thức…);
– Tình trạng vật lý của tài liệu (rách nát, độ bền,…).
b) Kiểm tra tài liệu dạng số, gồm:
– Số lượng đĩa với danh mục giao nộp (hình thức, nội dung, tem nhãn);
– Tính pháp lý của tài liệu (tính xác thực, tính tin cậy, tính khả dụng, biên bản thẩm định, xác nhận của cơ quan lập hoặc xây dựng sản phẩm tài liệu, các quy định hiện hành, quy định riêng đối với sản phẩm phải giao nộp lưu trữ như sản phẩm của dự án, đề án..);
– Tình trạng vật lý của tái liệu (chất lượng đĩa và chất lượng bề mặt đĩa);
– Chất lượng dữ liệu (khả năng đọc bằng phần mềm tạo ra tài liệu đó, dung lượng, phiên bản cuối cùng, quy định kỹ thuật…);
– Nội dung của đĩa (tên danh mục, quy cách, cấu trúc thư mục, số lượng tệp tin…);
– Làm tem nhãn tạm đối với những đĩa chưa có +em nhãn và mục lục tệp tin dữ liệu, các thông tin trên đĩa.

1.2.2. Lập biên bản giao nhận tài liệu, trình ký
a) Lập biên bản giao nhận, gồm:
– Soạn biên bản;
– Chĩnh sửa và thống nhất danh mục tài liệu giao nộp.
b) Trình ký, đóng dấu, gồm:
– Trình ký;
– Nhân bản;
– Đóng dấu.

1.3. Nhập kho

1.3.1. Vận chuyển tài liệu vào kho
a) Chuẩn bị phòng kho;
b) Chuẩn bị phương tiện, vật tư để vận chuyển tài liệu;
c) xếp, bó tài liệu;
d) Vận chuyển tài liệu vào kho; đ) Sắp xếp tài liệu vào kho.
1.3.2. Vào sổ nhập kho