Quy trình phục vụ khai thác thông tin đất đai

Sơ đồ quy trình phục vụ khai thác thông tin đất đai

Quy trình phục vụ khai thác thông tin đất đai 1

4.1. Phục vụ khai thác bằng hình thức trực tiếp

4.1.1 .Tiếp nhận yêu cầu, làm thủ tục khai thác
a) Hướng dẫn khách hàng lập phiếu yêu cầu;
b) Nhận phiếu yêu cầu gồm:
– Lập phiếu khai thác thông tin đất đai đối với trường hợp đề nghị được cấp bản sao hồ sơ hoặc bản chứng thực tài liệu lưu trữ;
– Lập hợp đồng đối với trường hợp đề nghị được tổng hợp thông tin, trích lục, cung cấp dữ liệu số.
c) Đăng ký phiếu yêu cầu, vào sổ và cho số phiếu;
d) Trình xét duyệt phiếu yêu cầu lên cấp có thẩm quyền gồm:
– Trình phiếu xin ý kiến lãnh đạo phòng tiếp nhận;
– Trình lãnh đạo đơn vị quản lý phê duyệt, đ) Nhận lại phiếu yêu cầu được duyệt gồm:
– Thông báo kết quả phê duyệt của lãnh đạo cho khách hàng (khai thác tài liệu);
– Chuyển phiếu yêu cầu đã phê duyệt ý kiến cho bộ phận lưu trữ.

4.1.2. Chuẩn bị tài liệu theo phiếu yêu cầu:
a) Bộ phận lưu trữ tra tìm tài liệu:
– Nhận, vào sổ phiếu yêu cầu;
– Tra tìm tài liệu trong danh mục lưu trữ;
– Lấy tài liệu.
b) Chuyển bộ phận nhân bản dưới các hình thức sau:
– Photo tài liệu; xếp theo tài liệu gốc hoặc chuyển in theo yêu cầu;
– Tổng hợp thông tin địa chính: tra tìm tài liệu (trong kho hoặc trong cơ sở dữ liệu); thực hiện nhập thông tin (thửa đất, tờ bản đồ, chủ sử dụng, diện tích, loại đất, tình trạng câp giây, địa chỉ) để tổng hợp;
– Sao chép thông tin hồ sơ địa chính vào bộ nhớ (cung cấp dạng số): tra tìm tài liệu số; lấy tài
liệu; sao chép và tạo bản sao; ghi đĩa, thống kê danh mục, dán nhãn. f:
c) Nhận tài liệu từ bộ phận nhân bản và cấp chứng thực lưu trữ gồm:
– Nhận lại bản gốc và bản sao tài liệu từ bộ phận nhân bản;
– Kiểm tra số lượng và chất lượng bản sao đối chiếu với phiếu yêu cầu;
– Cấp bản sao, chứng thực lưu trữ: Đóng dấu sao hoặc chứng thực; chuyển trường phòng kiểm tra; đóng dấu chứng thực và ghi các thông tin trên dấu; trình lãnh đạo duyệt cấp bản sao, chứng thực tài liệu được sử dụng.

4.1.3. Hoàn tất thủ tục khai thác và bàn giao tài liệu gồm:
a) Bộ phận lưu trữ tài liệu giao tài liệu và phiếu yêu cầu cho bộ phận tiếp nhận; ký nhận tài liệu vào sổ với bộ phận lưu trữ;
b) Hoàn tất thủ tục nghiệm thu và thanh lý hợp đồng; thu phí bản sao, bản chứng thực lưu trữ;
c) Giao nhận bản sao, bản chứng thực cho khách hàng;
d) Bộ phận lưu trữ kiểm tra tài liệu trước khi nhập kho; đưa tài liệu về vị trí ban đầu; đ) Kết thúc hoàn thiện lưu hồ sơ khai thác của khách hàng.
Không thực hiện các nội dung công việc tiết b điểm 4.1.3 khoản 4.1. Mục này khi khai thác tài liệu không thu phí.

4.2. Phục vụ khai thác qua đường bưu điện, trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử

4.2.1. Thực hiện 3 bước theo quy định từ điểm 4.1.1 đến điểm 4.1.3 khoản 4.1 của Mục này Quy trình này.
4.2.2. Bước 4: Gửi tài liệu cho khách hàng qua đường bưu điện, trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử (Internet).

4.3. Tổng hợp tình hình khai thác sử dụng tài liệu

4.3.1. Thời gian thực hiện tổng hợp tình hình khai thác sử dụng tài liệu là 6 tháng/lần.
4.3.2. Tổng hợp tình hình khai thác sử dụng tài liệu
a) Tổng hợp thông tin tài liệu đã khai thác, gồm:
– Danh mục;
– Khối lượng;
– Phí khai thác.
b) Tổng hợp nhu cầu khai thác thông tin tài liệu, gồm:
– Danh mục;
– Khối lượng;
– Cơ quan, tổ chức có nhu cầu.
4.3.3. Viết báo cáo.